今年の年末調整がやっと終わったところではありますが、来年の年末調整を見据えて早目の検討に着手しておきたいこと、それが年末調整手続の電子化への対応です。国税庁では今年の１０月に年末調整控除申告書作成用ソフトウェアの提供を予定しており、これを利用するには会社側・従業員側でそれぞれ以下の準備が必要になります。

会社側　：　給与システム等の改修、税務署への届出書の提出

従業員側　：　控除証明書等のデータ取得

今回はこの年末調整の電子化についての概要・ご紹介させていただきます。

 

１、年末調整手続の電子化の概要

年末調整の手続きはこれまで年末調整控除申告書の作成・提出や保険会社や金融機関等からの控除証明書の取得を紙ベースで行ってきました。これらを全て電子化し，年末調整手続を簡便化しようとするのが今回の概要となります。電子化を実現するために国税庁から「年末調整控除申告書等作成用ソフトウェア」というものが無償で提供される予定です。

 

 

２、国税庁から無償で提供される「年末調整控除申告書等作成用ソフトウェア」って？

国税庁から提供される予定の「年末調整控除申告書等作成用ソフトウェア」とは、従業員の方が自分のＰＣやスマートフォンにダウンロードして使用することを想定した年末調整控除申告書作成用のソフトウェアでパソコン版とスマートフォン版がリリースされる予定です。主な機能は以下の通りとなります。

 

①　保険会社等から取得した控除証明書等のデータをインポートし，その内容を年末調整控除申告書の所定の項目に自動入力する機能 ②　①のインポートや必要事項の入力により控除額等を自動計算する機能 ③　勤務先に提出する年末調整控除申告書データ又は書面の作成機能

※　年末調整控除申告書の電子データは，年調ソフトだけでなく，同様の仕組みを取り込んだ民間のソフトウェアでも作成が可能です。

 

３、電子で行う場合の手順って？

「年末調整控除申告書等作成用ソフトウェア」を利用して電子化された年末調整は次の手順で行うことになります。

①　保険会社等から控除証明書等を電子データで受領する 【従業員】

②　①の電子データをソフトにインポートする（控除額が自動計算される） 【従業員】

③　控除額が自動計算された年末調整控除申告書のデータを勤務先に提出する 【従業員】

④　③のデータを給与システムにインポートして年税額を計算する 【勤務先】

 

 

４、年末調整手続きの電子化のメリットって？

年末調整手続きを電子化することにより、従業員と勤務先双方に次のようなメリットがあります。

【従業員】

・年末調整控除申告書への記載の手間を削減できる

・控除額の計算等を自動化できる

・控除証明書等の紛失リスクが無い

作成した申告書のデータは翌年に引き継げるため、一度データを作成すれば翌年以降は変更のあった点のみ修正すればよいことになります。

＜勤務先＞

・従業員から受領した年末調整控除申告書及び控除証明書等のデータを給与システム等にインポートすることで控除額の検算及び入力が不要となる

・添付書類の確認に要する事務が削減される

・年末調整控除申告書や控除証明書等の保管に要するコストを削減できる

 

５、年末調整控除申告書等作成用ソフトウェアの対象となる年末調整控除申告書は？

申告書の作成に控除証明書等のデータが必要となるのは、保険料控除申告書と住宅借入金等特別控除申告書だけですが、それ以外の扶養控除等申告書なども対象です。

具体的には以下の書類が対象となる予定です。

・給与所得者の保険料控除申告書

・給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書

・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

・給与所得者の配偶者控除等申告書

・給与所得者の基礎控除申告書

・所得金額調整控除申告書

・従たる給与についての扶養控除等（異動）申告書

 

 

６、各種データの入手方法は？

ソフトにインポートする控除証明書等のデータの取得方法には以下の２つの方法があります。

• 保険会社や金融機関から個別に取得する
• マイナポータル連携を利用して一括で取得する

ただし、控除証明書等のデータの提供は義務ではないため全ての保険会社や金融機関が控除証明書等のデータを提供するとは限らないようです。

 

また、マイナポータル連携とは控除証明書等データを、マイナポータルから自動取得するものです。通常は控除証明書等のデータを保険会社などから個別に取得する必要がありますが、マイナポータル連携を使えば自動的に一括で控除証明書等のデータを取得できます。マイナンバーカードを取得し、ＩＣカードリーダライタやマイナンバーカードの読取りに対応したスマートフォンを用意するなどの事前準備が必要となります。

 

 

７、従業員から勤務先への電子データの提出方法は？

提出方法としては、メールに添付して勤務先に送信する方法や勤務先のＰＣにソフトをダウンロードし、社内ネットワークの中でデータの受渡しを行うことなどが想定されているようです。

 

 

８、会社はどのような準備が必要になるの？

・保険会社や金融機関から控除証明書等のデータを取得する必要があることや、マイナポータル連携を行う場合にはマイナンバーカードの取得など事前準備に一定の時間を要するため、できるだけ早く従業員へ周知することが必要となります。

・従業員から提供を受ける年末調整控除申告書データや控除証明書等データを給与システム等にインポートするためのシステムの改修が必要となる場合があります。

・あらかじめ所轄税務署長に，「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し，承認を受ける必要があります。２０２０年の年末調整に付き、電子データにで年末調整を行うのであれば８月までに承認申請書を提出する必要があります。

 

９、年末調整手続の電子化は義務なの？

年末調整手続の電子化は義務ではありませんので、従来通りの方法で書面により年末調整手続を行うこともできます。

ただし、事務の効率化や誤りを減らすという観点からも電子化を導入するメリットは十分にあるのでしょうか。